Régularisation des charges locatives : guide complet 2026

Qu'est-ce que la régularisation des charges ?

La régularisation annuelle des charges est l'ajustement comptable entre les provisions versées chaque mois par le locataire et les charges récupérables réellement supportées par le bailleur sur une période donnée. Son cadre légal figure à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le bailleur d'un logement soumis au régime des provisions doit régulariser les charges au moins une fois par an.

Le principe est simple. Le bail fixe une provision mensuelle estimée au plus juste. Dans les faits, les charges réelles — eau, chauffage, entretien de l'ascenseur, TEOM — varient chaque année. La régularisation remet les compteurs à zéro à intervalles réguliers : trop versé, on rembourse ; pas assez, on demande un complément.

Seules les dépenses figurant dans la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987peuvent être imputées au locataire. C'est une règle d'ordre public : aucune clause du bail ne peut étendre cette liste, même avec l'accord du locataire. Une régularisation fondée sur des postes non récupérables est partiellement nulle et expose le bailleur à un contentieux long à l'issue incertaine.

Provisions ou forfait : quelle différence ?

Deux régimes coexistent selon le type de bail. Le choix n'appartient pas librement au bailleur : chaque type de location impose son propre cadre.

• Provisions sur charges avec régularisation annuelle : obligatoire pour les baux d'habitation vide (loi 1989 en son régime de droit commun). Le locataire verse chaque mois une provision estimée, puis la régularisation ajuste les comptes à la hausse ou à la baisse. C'est le régime examiné dans ce guide.
• Forfait de charges sans régularisation : autorisé en bail meublé depuis la loi ALUR (art. 25-10), obligatoire en bail mobilité (art. 25-13). Le locataire paie un montant fixe défini dans le bail. Si les charges réelles excèdent le forfait, le bailleur n'obtient rien de plus ; inversement, aucune restitution n'est due au locataire. Le forfait doit rester proportionné aux charges réelles constatées pour un précédent locataire, sous peine de contestation.

Ce choix n'est pas neutre. Le forfait simplifie la gestion — ni décompte, ni justificatifs, ni rattrapage — mais expose le bailleur en cas d'explosion des charges (énergie, copropriété). Les provisions + régularisation sont plus lourdes administrativement, mais protègent mieux l'équilibre financier de la location sur le long terme.

Le calcul en 3 étapes

La régularisation suit une mécanique simple qui tient en une addition, une autre addition et une soustraction. La formule légale :

Étape 1 — Totaliser les provisions versées.Prendre la provision mensuelle inscrite dans le bail et la multiplier par le nombre de mois de présence du locataire sur la période régularisée. Pour un bail couvrant l'année civile complète, c'est simplement la provision multipliée par 12. Pour un locataire entré en cours d'année ou sorti avant la fin, on retient le prorata exact.

Étape 2 — Totaliser les charges récupérables réelles.C'est l'étape la plus technique. En copropriété, le décompte annuel du syndic liste les charges par nature et par lot — il faut y identifier celles qui sont récupérables au sens du décret 87-713. En direct (maison individuelle, petit immeuble sans syndic), il faut agréger les factures payées par le bailleur sur la période : eau, chauffage, entretien, etc.

Étape 3 — Faire la différence.Un écart positif signifie que les charges dépassent les provisions : le locataire doit un complément. Un écart négatif indique que les provisions étaient surévaluées : le bailleur rembourse le trop-perçu, ou le déduit des prochains loyers en accord avec le locataire.

Exemple chiffré. Bien en copropriété loué toute l'année, provision mensuelle de 75 €. Total provisions : 75 × 12 = 900 €. Décompte du syndic : entretien ascenseur 180 €, eau froide 120 €, entretien parties communes 260 €, TEOM 180 €, chauffage collectif 340 €. Total charges récupérables : 1 080 €. Écart : 1 080 − 900 = +180 €. Le locataire doit un complément de 180 €.

Quelles charges sont récupérables ?

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 dresse une liste limitative des charges que le bailleur peut récupérer auprès du locataire. Toute dépense qui n'y figure pas reste à la charge définitive du propriétaire, même si le bail stipule le contraire. Le décret distingue trois grandes catégories.

1. Services liés au logement et à l'usage de l'immeuble.Consommation d'eau froide et d'eau chaude, chauffage collectif (combustible et petit entretien), électricité des parties communes, entretien de l'ascenseur (contrat, minuteries, interphone). Ces postes forment le gros de la régularisation en copropriété urbaine.

2. Entretien courant et petites réparations des parties communes.Nettoyage des parties communes et locaux à ordures, produits d'entretien, menues fournitures (ampoules, sel), entretien des espaces verts (arrosage, tonte, taille des haies), menues réparations assimilables à l'entretien courant.

3. Impositions.Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et taxe de balayage dans les communes qui l'instaurent. La taxe foncière reste en revanche à la charge du bailleur — c'est une règle inamovible.

Sont exclusde la récupération : taxe foncière, assurance de l'immeuble souscrite par le bailleur, honoraires du syndic, gros travaux (ravalement, réfection de toiture, remplacement de la chaudière ou de l'ascenseur), travaux de valorisation, frais de gestion. La règle de principe est stricte : ce qui relève de la conservation ou de l'amélioration du bien reste à la charge du propriétaire ; seul l'usage courant est répercutable.

La procédure légale : informer, calculer, notifier

L'article 23 impose au bailleur trois obligations formelles distinctes, dont l'inobservation peut faire annuler la régularisation et restituer les sommes perçues.

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges, les modalités de répartition en immeuble collectif, et, pour les immeubles équipés de dispositifs d'individualisation (chauffage, eau chaude collective), un rappel des modalités de calcul. Cette information préalable donne au locataire le temps d'analyser le décompte avant d'être mis devant le fait accompli.

L'envoi du décompte définitif suit cette information. Un courrier simple suffit juridiquement, mais une lettre recommandée avec accusé de réception est fortement recommandée dès que le complément excède 50 € ou que la relation avec le locataire est tendue. La LRAR fixe une date certaine à partir de laquelle le délai de contestation court, et elle constitue une pièce de preuve solide en cas de contentieux ultérieur.

Les justificatifs à disposition pendant 6 mois : après envoi du décompte, le bailleur tient à la disposition du locataire toutes les pièces — factures, contrats d'entretien, décompte du syndic, avis d'imposition pour la TEOM. Le bailleur n'est pas obligé de transmettre des copies, mais il doit permettre une consultation sur place dans un délai raisonnable. Un refus total d'accès est sanctionné par la Commission de Conciliation.

Délais de prescription

L'article 7-1 de la loi 1989 fixe le délai de prescription des actions relatives aux charges locatives à 3 ans, qu'il s'agisse d'une action du bailleur (récupération d'un complément) ou du locataire (restitution d'un trop-perçu). Ce délai court à compter de la date à laquelle la créance est devenue exigible — en pratique, la date de la régularisation.

• Côté bailleur : si une année n'a pas été régularisée, le bailleur peut remonter jusqu'à 3 ans en arrière pour réclamer le complément dû. Une régularisation effectuée en 2026 peut donc porter sur les exercices 2023, 2024 et 2025. Au-delà, la dette est définitivement prescrite, même si les justificatifs sont parfaits.
• Côté locataire : symétriquement, un locataire qui découvre un trop-perçu peut en exiger le remboursement pendant 3 ans à compter de la régularisation concernée. Au-delà, le droit à restitution s'éteint.
• Absence totale de régularisation : si aucune régularisation n'a été effectuée depuis plus d'un an, le locataire peut juridiquement suspendre le paiement des provisionsjusqu'à réception du décompte. Cette suspension n'est pas une dispense : une fois la régularisation présentée, les provisions non versées deviennent exigibles.

En pratique, beaucoup de bailleurs particuliers oublient de régulariser pendant deux ou trois ans, puis découvrent tardivement l'accumulation. Mieux vaut régulariser chaque année, même avec un écart modeste, que d'affronter un rattrapage de 800 € trois ans plus tard — rattrapage qui génère souvent une résistance du locataire et un contentieux évitable.

Ajuster les provisions pour l'année suivante

L'article 23 impose que les provisions soient cohérentesavec les charges réelles. Si la régularisation révèle un écart significatif — à la hausse ou à la baisse — le bailleur doit ajuster la provision mensuelle pour l'année suivante. Ce n'est pas une simple recommandation : c'est une obligation légale, même si la sanction directe reste limitée.

La méthode est mécanique : prendre le total des charges récupérables constatées sur l'exercice écoulé, annualiser si la période était partielle, diviser par 12. On arrive à la provision mensuelle théorique. En pratique, on l'arrondit aux 5 € supérieurs et on ajoute éventuellement une marge de sécurité de 5 à 10 % pour les exercices suivants (inflation énergétique, revalorisation de la TEOM, augmentation des honoraires du syndic).

L'ajustement ne requiert pas l'accord du locataire, mais doit lui être notifié clairement. Une simple mention en bas du courrier de régularisation suffit : « À compter du [date], la provision mensuelle de charges sera portée de X € à Y € pour mieux refléter les charges constatées. » Le locataire paiera la nouvelle provision dès l'échéance indiquée.

Attention à ne pas confondre cet ajustement avec une révision du loyer. Les deux opérations sont distinctes : le loyer nu se révise annuellement via l'IRL (notre calculateur IRLdétaille la formule officielle), tandis que la provision de charges s'ajuste sur la base des charges constatées, sans indexation. Un locataire peut voir son loyer nu augmenter de 2 % par l'IRL et sa provision de charges augmenter de 15 % par un ajustement motivé — les deux sont légitimes et cumulables.

Cas du départ du locataire en cours d'année

Quand un locataire quitte le logement avant la fin de l'exercice de régularisation, le bailleur procède à une régularisation au prorata temporis de la période effectivement occupée. La méthode paraît simple, mais elle recèle deux pièges : les charges saisonnières et le délai de restitution du dépôt de garantie.

Le prorata temporis.On retient la part des charges correspondant à la durée de présence du locataire. Si un locataire est parti le 30 juin, on régularise sur 6 mois : comparaison des provisions versées de janvier à juin avec les charges récupérables imputables à cette période. En pratique, les charges annuelles sont rarement connues en juin : on estime en appliquant un prorata direct (50 % pour 6 mois sur 12), sauf à attendre la clôture de l'exercice — ce qui impose alors un courrier séparé plusieurs mois après la remise des clés.

Attention aux charges saisonnières.Le chauffage collectif, par exemple, pèse quasi exclusivement sur la période de novembre à mars. Un locataire parti le 30 juin ne doit pas porter 50 % du chauffage annuel, mais la quasi-totalité des consommations de janvier à mars (toute la saison de chauffe comprise). À l'inverse, un entrant en septembre payera peu de chauffage collectif au prorata strict, alors qu'il en aura largement profité. Le juge admet le prorata strict par souci de simplicité, mais une répartition tenant compte de la saisonnalité peut être proposée et acceptée à l'amiable.

Le délai de restitution du dépôt de garantie. L'article 22 de la loi 1989 impose de restituer le dépôt dans les 2 mois suivant la remise des clés (ramené à 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée). Le bailleur peut, dans cette fenêtre, imputer sur le dépôt une provision pour régularisation non encore liquidée — généralement plafonnée à 20 % du dépôt, tant que l'arrêté définitif du syndic n'est pas disponible. Dès réception du décompte du syndic, le solde est reversé au locataire avec le décompte détaillé. Pour les courriers de demande ou de restitution du dépôt, voir nos modèles remise du dépôt de garantie (côté bailleur) et demande du dépôt de garantie (côté locataire).

Contestation du locataire

Un locataire qui reçoit un décompte de régularisation dispose de plusieurs droits et de plusieurs leviers. La connaissance de cette mécanique aide le bailleur à construire un dossier solide dès le départ.

• Droit de consultation des justificatifspendant 6 mois, à domicile ou chez le syndic. Un refus ou une obstruction manifeste constitue un manquement à l'obligation d'information et permet au locataire de suspendre le paiement du complément jusqu'à régularisation de l'accès.
• Droit de demander des précisions écrites.Le locataire peut écrire au bailleur pour contester un poste précis (salaire du gardien imputé à 100 % plutôt qu'à 75 %, dépense de ravalement imputée alors qu'elle n'est pas récupérable, etc.) et demander un recalcul. Le bailleur est tenu de répondre, même pour refuser.
• Saisine de la Commission Départementale de Conciliation. Gratuite, la CDC est compétente pour les litiges sur les charges locatives. Elle rend un avis motivé dans un délai de 2 à 3 mois, souvent accepté par les deux parties. Le passage par la CDC est obligatoire avant toute saisine judiciaire pour les contentieux inférieurs à 5 000 €.
• Saisine du tribunal judiciaire en dernier recours, après échec de la conciliation. Le juge examine les pièces et tranche poste par poste. En cas de condamnation, le bailleur peut se voir imputer les frais de procédure.

Questions fréquentes