Un locataire quitte les lieux et rend les clés. Un autre entre dans le logement et les reçoit. Ces deux moments sont aussi banals qu'importants : si aucun document ne formalise l'échange, la moindre dispute sur le nombre de clés rendues, la date de libération effective des lieux ou le déclenchement du délai de restitution du dépôt de garantie peut devenir un litige difficile à trancher. L'attestation de remise de clés est le document simple qui prévient ces conflits.
En résumé :L'attestation de remise de clés formalise l'échange de clés entre bailleur et locataire, à l'entrée comme à la sortie. Elle n'est pas légalement obligatoire, mais constitue une preuve opposable qui protège les deux parties. La restitution des clés à la sortie déclenche le délai légal de restitution du dépôt de garantie (1 ou 2 mois selon l'état des lieux).
Qu'est-ce que l'attestation de remise de clés ?
L'attestation de remise de clés est un document qui formalise par écrit la transmission des clés du logement entre le bailleur et le locataire. Elle peut prendre deux formes selon la situation :
À l'entrée dans le logement, le bailleur remet les clés au locataire lors de la prise de possession. L'attestation liste les clés remises et date officiellement le début de l'occupation. À la sortie, le locataire restitue les clés au bailleur lors de la libération des lieux : l'attestation formalise alors la fin effective de l'occupation et déclenche le délai de restitution du dépôt de garantie.
Ce document est distinct de l'état des lieux (qui décrit l'état du logement) et de la quittance de loyer (qui atteste du paiement). Il complète ces documents sans s'y substituer.
Entrée vs sortie : deux situations distinctes
Même si le document suit le même modèle général, les enjeux diffèrent selon qu'il s'agit d'une remise à l'entrée ou d'une restitution à la sortie.
À l'entrée, l'enjeu principal est de lister précisément les clés remises. Ce document servira de référence lors de la restitution : si le locataire reçoit trois clés à l'entrée, il doit en rendre trois à la sortie. L'attestation d'entrée empêche le bailleur d'inventer après coup un nombre de clés supérieur à ce qui a été remis.
À la sortie, l'enjeu est double : constater que toutes les clés ont bien été rendues et dans quel état, et dater officiellement la libération du logement. Cette date déclenche le délai légal de restitution du dépôt de garantie et met fin aux obligations du locataire.
Lien avec l'état des lieux
L'attestation de remise de clés et l'état des lieux sont deux documents complémentaires qui doivent idéalement être réalisés simultanément, en particulier à la sortie.
L'état des lieux d'entréeest obligatoire (article 3-2 de la loi n°89-462). Il décrit l'état du logement au moment de la prise de possession. Il est logique de l'établir le jour même de la remise des clés, en présence des deux parties. La concordance de date entre l'état des lieux et l'attestation de remise de clés renforce leur valeur probante.
L'état des lieux de sortie est lui aussi obligatoire. Il doit être réalisé contradictoirement (en présence du bailleur et du locataire) ou, à défaut, par un commissaire de justice. Il est fortement conseillé de le faire avant ou au moment de la restitution des clés.
1. Réaliser l'état des lieux de sortie (avec le locataire encore en possession des clés).
2. Relever les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz.
3. Signer l'attestation de remise de clés.
Ce séquençage évite qu'une contestation sur l'état du logement porte sur la période entre la remise des clés et l'état des lieux.
Si le locataire refuse de participer à l'état des lieux de sortie, le bailleur peut faire constater l'état du logement par un commissaire de justice, même en l'absence du locataire. Ce constat vaut état des lieux de sortie.
Contenu obligatoire de l'attestation
Aucun texte légal n'impose un contenu précis. Mais pour qu'elle soit utile et opposable, l'attestation doit comporter les éléments suivants.
L'attestation doit identifier complètement le bailleur (nom, prénom ou dénomination sociale, adresse) et tous les titulaires du bail côté locataire. L'adresse précise du logement doit figurer en clair, avec l'étage et le numéro d'appartement si applicable. Le type d'opération est indiqué sans ambiguïté : remise de clés à l'entrée ou restitution à la sortie.
La liste détaillée des clés et accès constitue le cœur du document : type de chaque clé (porte principale, porte de cave, boîte aux lettres, portail, parking), nombre d'exemplaires par type, numéro ou description si disponible. Le nombre total de jeux de clés remis ou restitués doit aussi être noté.
Enfin, la date et le lieu de la remise figurent explicitement, suivis de la signature des deux parties précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé ».
Clés non restituées : recours sur le dépôt de garantie
Si le locataire ne restitue pas toutes les clés reçues à l'entrée, le bailleur peut retenir sur le dépôt de garantie le coût de remplacement des clés manquantes ou du changement de serrure.
Pour exercer ce recours légitimement, le bailleur doit d'abord être en mesure de prouver le nombre de clés initialement remises : c'est précisément le rôle de l'attestation établie à l'entrée. Il doit ensuite justifier du coût réel par un devis ou une facture du serrurier ou du prestataire ayant remplacé les clés ou changé les cylindres. Enfin, il doit respecter le délai légal d'envoi du relevé de compte du dépôt de garantie (un ou deux mois selon les résultats de l'état des lieux de sortie).
Le montant retenu doit correspondre au coût réel et raisonnable du remplacement, pas au coût d'une rénovation complète de la serrurerie. En cas de contestation, le tribunal judiciaire apprécie le caractère raisonnable de la retenue.
Point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie
La restitution des clés est l'acte qui déclenche officiellement le délai légal de restitution du dépôt de garantie prévu par l'article 22 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989.
Le délai est d'un mois à compter de la restitution des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, sans réserves. Il passe à deux mois si l'état des lieux de sortie fait apparaître des différences (dégradations, travaux à chiffrer, etc.).
Si la restitution des clés et l'état des lieux ne sont pas réalisés le même jour, c'est la date de restitution des clés qui fait partir le délai, et non la date de l'état des lieux. D'où l'intérêt de les faire coïncider.
Badges, télécommandes et cas particuliers
Dans de nombreux immeubles modernes, l'accès ne se limite plus aux clés mécaniques classiques. L'attestation doit couvrir l'ensemble des accès remis au locataire.
Pour les badges d'accès (badges sans contact, cartes magnétiques pour parking ou hall d'entrée), il est utile de noter le numéro de série quand il est disponible, ce qui facilite la désactivation en cas de perte. Pour les télécommandes (portail, porte de garage), indiquer la marque, le modèle et si possible le numéro de série : une télécommande non restituée peut justifier une retenue sur le dépôt de garantie quand son remplacement est coûteux.
Les codes d'accès (digicodes, codes de boîte à clés sécurisée) n'ont pas à figurer en clair dans l'attestation pour des raisons de sécurité, mais leur existence peut être mentionnée. Dans les immeubles avec gardien, l'attestation peut préciser quelles clés sont remises directement au locataire et lesquelles sont conservées en loge. Enfin, si le bailleur remet un double à un proche ou à un prestataire (plombier, etc.), mieux vaut le faire figurer dans l'attestation ou établir un document séparé pour tracer cette remise.
Documents associés
L'attestation de remise des clés s'inscrit dans une chaîne documentaire bien définie de début et fin de location. Ces ressources complémentaires sont indispensables :
- Guide complet de l'état des lieux , document obligatoire à établir contradictoirement, en même temps que la remise des clés à l'entrée et à la sortie.
- Restitution du dépôt de garantie , courrier qui accompagne la remise des clés à la sortie, avec justification éventuelle des retenues.
- Congé du locataire , document préalable à la remise des clés de sortie, à adresser au bailleur dans les délais de préavis légaux.
Questions fréquentes
La remise de clés doit-elle faire l'objet d'un document écrit ?
La loi n'impose pas de formalisme particulier, mais établir une attestation écrite est fortement recommandé. En cas de litige sur le nombre de clés rendues ou la date de restitution, ce document constitue une preuve opposable aux deux parties.
Que se passe-t-il si le locataire ne rend pas toutes les clés ?
Le bailleur peut retenir sur le dépôt de garantie le coût de remplacement des clés non restituées ou du changement de serrure, à condition de justifier du nombre de clés initialement remises, d'où l'importance de l'attestation d'entrée. Le devis ou la facture du serrurier doit être joint à la déduction.
La restitution des clés marque-t-elle la fin du bail ?
Oui. La restitution des clés est l'acte par lequel le locataire libère le logement et perd son droit d'accès. Elle marque le point de départ du délai légal de restitution du dépôt de garantie : 1 mois si l'état des lieux est conforme, 2 mois en cas de réserves.
Faut-il faire l'état des lieux en même temps ?
Il est fortement conseillé de réaliser l'état des lieux de sortie au moment de la restitution des clés, ou juste avant. Les deux actes peuvent être réalisés simultanément, contradictoirement, en présence des deux parties, c'est la situation idéale pour éviter toute contestation.
Ce modèle est-il valable juridiquement ?
Oui, dès lors qu'il est correctement rempli, daté et signé par les deux parties. Il constitue un acte sous seing privé qui fait foi entre les signataires. En cas de litige, il est opposable au tribunal judiciaire.
Combien d'exemplaires faut-il établir ?
Deux exemplaires originaux sont nécessaires : un pour le bailleur, un pour le locataire. Chaque partie doit conserver son exemplaire pendant toute la durée du bail et au moins 3 ans après sa fin, le temps que se prescrivent les éventuelles actions entre locataire et bailleur.
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