Un état des lieux d'entrée bâclé, c'est un chèque en blanc à la sortie. Les disputes sur la caution naissent presque toujours d'une ligne manquante, d'une photo absente, ou d'un "bon état" écrit trop vite.
État des lieux d'entrée : la pièce maîtresse à la sortie
L'état des lieux d'entrée sert à comparer, point par point, avec l'état des lieux de sortie. Sans comparaison fiable, la retenue sur dépôt de garantie se complique.
Le cadre est clair : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 3-2. L'état des lieux est établi contradictoirement et amiablement, puis joint au contrat de location.
Loi du 6 juillet 1989, art. 3-2 : « Un état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles et joint au contrat de location. »
Un détail pratique qui change tout : l'état des lieux doit décrire l'état du logement et des équipements, pas juste "propre" ou "à rafraîchir". Les mots vagues ne tiennent pas face à une contestation.
Oubli n°1 : rester vague ("bon état", "correct", "RAS")
"Bon état" ne dit rien. À la sortie, vous n'avez aucun point d'appui pour prouver qu'un mur était déjà marqué, qu'un sol était déjà rayé, ou qu'un meuble avait déjà un accroc.
Écrivez des faits observables : "peinture blanche, traces noires 30 cm au-dessus de la plinthe côté fenêtre", "parquet stratifié, 5 rayures de 10 à 20 cm au centre", "porte de placard coulissante : rail dur, fermeture incomplète". Une phrase courte par élément, sans interprétation.
Ne "nettoyez" pas le vocabulaire. Si c'est usé, écrivez "usé". Si c'est taché, écrivez "taché". Le juge tranche sur du concret, pas sur du ressenti.
Oubli n°2 : oublier les compteurs et les index
Sans index d'eau, de gaz, d'électricité (et idéalement le numéro de compteur), les régularisations deviennent une zone grise. Et les zones grises finissent en conflit.
Notez les index le jour de la remise des clés, même si le locataire ouvre les contrats ensuite. Écrivez aussi l'état des trappes, capots, et accès : "compteur eau : accessible, trappe intacte", ou "capot cassé, déjà présent".
Un exemple qui revient souvent : un bailleur retient 120 € sur le dépôt de garantie pour "surconsommation" après un relevé tardif. Sans index d'entrée, la retenue ressemble à une estimation. À la sortie, ça se conteste facilement.
Oubli n°3 : ne pas photographier (ou mal photographier)
Les photos ne remplacent pas l'état des lieux écrit, mais elles le verrouillent. Sans photo, vous discutez. Avec photo, vous démontrez.
Faites des photos :
- en plan large de chaque pièce (pour situer),
- en gros plan des défauts (rayures, impacts, joints noircis),
- des numéros de série des équipements si utile (chauffe-eau, plaque, électroménager en meublé),
- des compteurs avec l'index lisible.
Une règle simple : si vous écrivez "rayure", prenez la photo de la rayure avec un repère de taille (une pièce, une règle, un doigt). Une photo floue ne sert à rien.
Oubli n°4 : zapper les "petits" équipements (et c'est eux qui coûtent)
On pense aux murs et au sol. On oublie les détails qui cassent, se perdent ou se dégradent vite : télécommandes, badges, clés, détecteur de fumée, filtres, grilles d'aération.
En meublé, l'inventaire est votre bouclier. Le texte impose un logement décent et un équipement minimum, mais la liste exacte de ce qui est présent doit être écrite noir sur blanc. Référence utile : décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 (liste du mobilier en location meublée).
Exemples de lignes qui évitent une retenue impossible à justifier :
- "2 clés porte d'entrée + 1 badge hall + 1 clé boîte aux lettres"
- "1 télécommande portail (pile OK)"
- "Détecteur de fumée : présent, fixé plafond, test OK"
- "Hotte : filtre gras à remplacer, aspiration faible"
Un badge perdu, c'est vite 40 à 80 € facturés par une copropriété. Une télécommande, 30 à 60 €. Sans mention à l'entrée, la retenue à la sortie se discute.
Oubli n°5 : ne pas dater l'usure normale (et confondre avec dégradation)
Vous ne pouvez pas facturer au locataire l'usure normale. Le principe vient du droit commun : Code civil, art. 1755 (réparations locatives) et la logique générale des obligations du locataire (art. 1728 et 1732 sur l'usage en bon père de famille et la responsabilité des dégradations).
Le piège : un sol déjà fatigué à l'entrée, noté "bon état". Deux ans plus tard, il est plus fatigué. Vous voulez retenir 400 € pour "remise en état". Le locataire répond : "il était déjà usé". Et il a une chance de gagner si votre description d'entrée est trop flatteuse.
Écrivez l'âge apparent et les marques existantes. Pas besoin d'un roman : "stratifié : usure visible zones de passage", "moquette : écrasée devant canapé", "peinture : micro-trous (anciens cadres)". Vous fixez la ligne de départ.
Oubli n°6 : oublier les plafonds, plinthes, joints, et bas de portes
Les dégâts réels se cachent là. Humidité, moisissures, coups d'aspirateur, gonflement bas de porte, joints de douche noircis.
Ajoutez systématiquement, pièce par pièce, une ligne "plafond / plinthes / joints". Ça prend 30 secondes, ça évite un débat de 300 €.
Cas classique : joints de douche. À l'entrée, rien n'est écrit. À la sortie, joints noirs. Le bailleur retient 150 € pour refaire les joints. Le locataire répond : "c'était déjà noir". Sans mention d'entrée, vous n'avez pas de point de comparaison solide.
Oubli n°7 : ne pas formaliser les réserves et le délai de 10 jours
Le locataire peut demander une modification de l'état des lieux d'entrée dans les 10 jours. C'est écrit dans loi du 6 juillet 1989, art. 3-2. Pour le chauffage, le délai est porté à 1 mois pendant la période de chauffe.
Si vous refusez une réserve légitime ("prise qui ne fonctionne pas", "radiateur qui ne chauffe pas"), vous préparez une contestation à la sortie et parfois un dossier d'insalubrité ou de décence.
La bonne méthode : vous notez la réserve, vous datez, et vous planifiez. Exemple : "Réserve locataire : prise chambre gauche non alimentée (testeur OK). Intervention électricien prévue semaine 2." Vous gardez la main, sans nier le problème.
Oubli n°8 : signer sans relire et sans remettre un exemplaire complet
Un état des lieux non signé par les deux parties, ou signé mais incomplet (pages manquantes, annexes absentes), perd une partie de sa force.
Le texte impose qu'il soit établi contradictoirement. En pratique, la contestation arrive quand :
- une page "cuisine" manque,
- les photos ne sont pas annexées alors qu'elles sont mentionnées,
- les compteurs sont sur une feuille volante non signée,
- l'exemplaire remis au locataire n'est pas identique.
Vous signez à la fin, mais aussi sur chaque page si votre modèle le permet. Et vous remettez immédiatement une copie identique (papier ou PDF envoyé le jour même).
Dépôt de garantie : ce que l'état des lieux permet (ou empêche)
Le dépôt de garantie est plafonné à 1 mois de loyer hors charges en location vide (loi du 6 juillet 1989, art. 22) et à 2 mois hors charges en meublé (art. 25-6 de la même loi).
Le délai de restitution dépend de l'état des lieux de sortie : art. 22.
- 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée,
- 2 mois si des différences existent et justifient des retenues.
Sans état des lieux d'entrée exploitable, la retenue devient une bataille de preuves. Même avec des devis, vous devez relier la dépense à une dégradation imputable au locataire, pas à l'usure ou à un défaut déjà présent.
Un exemple chiffré : retenue de 280 € pour "reprise peinture séjour". Si l'entrée indique "peinture blanche bon état" sans photo, et que le locataire produit des messages anciens signalant des traces, vous perdez souvent l'argument. Si l'entrée indique "traces noires côté canapé + impacts 3 mm x 2 au-dessus interrupteur" avec photo datée, la discussion change de camp.
Votre check-list terrain en 20 minutes (celle qui évite les oublis)
Vous gagnez du temps en suivant toujours la même routine. Pas besoin d'être expert, juste méthodique.
- Une pièce = un ordre fixe : plafond, murs, sol, menuiseries, électricité, chauffage, équipements.
- Chaque défaut = une phrase factuelle + une photo nette.
- Compteurs = index + photo + accessibilité.
- Clés/badges/télécommandes = quantité + état + test rapide.
- Réserves = écrites, datées, sans négociation orale.
Vous voulez un état des lieux qui tient à la sortie ? Générez votre bail et vos annexes sur www.contrat-de-location.com, puis utilisez le même niveau de précision dans l'état des lieux dès la remise des clés.